《勞動合同法》第七條規(guī)定，“用人單位自用工之日起即與勞動者建立勞動關(guān)系。用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊備查。”
因此，勞動合同法規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊備查，對于用人單位而言，建立職工名冊既是企業(yè)進(jìn)行有效管理的基本條件，又是對企業(yè)與勞動者之間是否存在勞動關(guān)系的有效證明。那么，什么是職工名冊？職工名冊應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容？單位未訂立職工名冊有哪些法律風(fēng)險？下面我們來說說用人單位建立職工名冊那些事兒。
一、什么是職工名冊？
職工名冊：是用人單位制作的用于記錄本單位勞動者基本情況及勞動關(guān)系運(yùn)行情況的書面材料。勞動合同法規(guī)定用人單位建立職工名冊，是對勞動者與用人單位雙方的保護(hù)和約束：一是解決勞動者維權(quán)時，起到證明勞動關(guān)系是否存在的作用。實踐中，有些勞動爭議是有關(guān)勞動關(guān)系是否存在的爭議，對此，勞動者自己很難舉證，但可以請求讓用人單位提供職工名冊等文件加以證明。同樣，用人單位也可以以職工名冊來證明勞動關(guān)系是否存在。二是便于勞動行政部門依法監(jiān)督檢查。勞動行政部門要依法履行監(jiān)督檢查的職責(zé)，必須要掌握企業(yè)實際用工等情況。這既是勞動行政管理部門對用人單位規(guī)范管理的一種手段和有效形式，也是對用人單位的一種保護(hù)。同時，建立職工名冊也會督促用人單位及時簽訂勞動合同，減少因不規(guī)范用工帶來的法律風(fēng)險。
二、用人單位建立職工名冊應(yīng)當(dāng)包括哪些內(nèi)容？
《勞動合同法實施條例》第八條規(guī)定，勞動合同法第七條規(guī)定的職工名冊，應(yīng)當(dāng)包括勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內(nèi)容。
該條是對職工名冊內(nèi)容的規(guī)定，單位在建立職工名冊時內(nèi)容須具體、合法、有效。應(yīng)當(dāng)包括姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式等勞動者基本信息，以及用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等用工信息。
三、對于沒有建立職工名冊會有什么法律風(fēng)險及相關(guān)的應(yīng)對措施有哪些？
1、法律風(fēng)險：《勞動合同法實施條例》第三十三條規(guī)定，“用人單位違反勞動合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī)定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正；逾期不改正的，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下的罰款。”《勞動合同法》雖然規(guī)定了用人單位應(yīng)當(dāng)建立職工名冊備查，但是并未規(guī)定單位未建立“職工名冊”應(yīng)承擔(dān)的法律風(fēng)險，《勞動合同法實施條例》規(guī)定了如果用人單位沒有依法建立職工名冊的法律責(zé)任，最高可以處以2萬元的罰款，明確了用人單位未建立職工名冊的法律風(fēng)險，規(guī)范了用人單位的用工行為。
2、正確做法：
（1）用人單位須及時建立職工名冊，但法律并沒有規(guī)定明確的建立職工名冊的時間，所以用人單位應(yīng)當(dāng)及時建立。用人單位已經(jīng)與勞動者建立勞動關(guān)系但尚未訂立勞動合同的，用人單位也應(yīng)當(dāng)按要求建立職工名冊備查；
（2）用人單位應(yīng)該依法建立職工名冊，職工名冊應(yīng)該包括勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內(nèi)容；
（3）用人單位建立職工名冊由勞動者在核實名冊內(nèi)容后簽字確認(rèn)，并由用人單位保留勞動者簽字確認(rèn)的書面材料；
（4）職工名冊應(yīng)由用人單位人力資源管理部門存檔留存?zhèn)洳椤?/span>
用人單位沒有建立職工名冊或者建立職工名冊不符合法律規(guī)定的，勞動行政部門不會立即處以罰款。但是，責(zé)令改正卻逾期不改正的，該用人單位將會受到2000元以上2萬元以下的罰款的行政處罰。因此，對于用人單位來說，依法及時建立職工名冊可以用來明確用工關(guān)系，避免遭受不必要的損失。
